当HR与离职员工进行离职面谈时，常常可以发现：员工要离职时所讲的话并非是真心话，所填写的原因也并非真正的离职原因。他们不想得罪主管，以免日后给自己带来麻烦，所以对于离职原因不愿据实相报。他们常提到的几个离职原因，不外乎是个人的能力有限，无法负担工作的重大责任；工作性质与个人的兴趣或者个性不合；个人健康状况不佳、身体不适；因工作影响家庭生活等，大多数的员工都将离职原因归因于个人问题，而非组织或者主管的问题。
但依据保圣那企管顾问公司(MGR)所做的《员工离职原因的调查》显示，这些离职原因大都排名于第10名之后，有的甚至排名在23名。员工离职的真正主因：第一，寻求工作生涯突破，期望担任更重要的工作职务；第二，与主管的管理风格不合有关；第三，公司内部制度混乱；第四，不满意公司的薪资及福利；第五，公司财务状况不佳。而工作性质与个人兴趣或个性不合排名第10，家庭因素排名第14，与同事相处问题或人事问题排名第19，健康因素排名在第23。其中，以排名第二的“与主管的管理风格不合的问题”最为严重，感受也特别强烈。
那么面对员工的离职，HR应该如何做呢?
一、员工离职的预防
当员工一旦递交了辞职报告，说明这名员工的去意已决，再想挽留，可能性也不会很大了。这就要求人力资源主管、经理要做好离职的预防工作。
事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制，可很多人力资源工作者均未能认识到这一点，等到优秀的人才流失造成了重大的损失才想到弥补，有时是亡羊补牢，为时已晚。
所以人力资源工作者一定要做好员工离职的预防工作，并且要从员工进入公司的第一天开始进行员工的离职预防工作。
1、招聘
(1)考察员工稳定性如何
如家庭状况、离单位的远近、岗位与能力是否匹配。—般不要把一些能力超过该岗位的人员招进公司。试想，让一个博士去做文员的工作会出现什么样的情况?
(2)考察对公司的满意度。包括薪酬福利、职业通道、公司发展前景等都是员工可能离职的因素。
(3)适应性。如对公司的企业文化理念是否认同，有些员工会因为与公司文化不和谐而离职。
2、培训
通过对员工的培训，了解员工的兴趣所在。同时要注意加强员工的职业道德及思想教育，防止员工做出不利于公司的事情，如营销员带走大量的公司客户等。
3、薪酬福利
了解公司的薪酬福利与员工的能力、业绩是否匹配，当能力、业绩明显高于薪酬时，员工容易产生不平衡的情绪。
4、绩效管理
考察员工的绩效如何，是否长期业绩优秀而未得到提升，是否与业绩平平的人拿着相同的薪水。
5、职业规划
了解员工的职业发展目标，为其建立职业规划，职业发展不畅也是员工离职的一个重要因素。
6、员工关系
注意了解该员工在员工关系方面如何，是否处于孤立状况。
7、企业文化
员工是否能融入到公司的企业文化中去。
8、公司制度
公司是否建立了一套完善的制度，流程是否合理，防止一些对公司不满的员工钻公司制度的空子。
除了以上的各个环节外，还需要时常和员工进行交谈，了解员工的心声，让员工知道你是值得信任的。对新员工可以不定期召开新员工座谈会，关注他们、理解他们，为他们提供帮助，同时，通过直线经理了解员工的表现、工作状态等。
案例1：某知名软件公司新进员工刘某是名牌大学毕业的大学生，在公司前两个月表现优秀，得到了周围同事和公司领导的共同赞赏。可是最近几天，她精神萎靡不振，工作上也似乎力不从心。人力资源部通过调查了解到，原来该员工的母亲身患重病，能不能熬过一个月很难说，想请一个月的假回家探望母亲，又怕公司因为请假时间太长影响了部门工作不批准，想离职又觉得这样好的公司离开太可惜了。
了解情况后，人力资源部与该员工的直线经理商量，决定同意让该员工回家探望母亲一个月，她的工作由部门的其他同事轮流接替完成。
该员工从家里回来后，对公司和部门的同事万分感激，以后的工作表现更加出色了。
一般情况下，员工要离职，都会有一些征兆的，下面是几个常见的辞职前的征兆。
1、私人电话比较频繁，常常是偷偷摸摸地接听电话。
2、时不时请假，请假是出去应聘的最好借口。
3、工作积极性较差，时常走神，丢三落四。
4、性格突变，比如从前是开朗活泼的，现在变得沉默寡言。
大多数员工离职时，能够保持一种平和的心态，不会有过激的行为发生，使企业权益受到危害。但也有的员工，特别是因违纪被企业处理的员工，劳动合同期满不想离职但被企业拒绝续延劳动关系的员工，平时与主管或其他管理人员有矛盾的员工，很可能会借此发泄不满情绪，从而产生不良行为，如带走财物、资料，毁灭信息，制造机器设备故障等。因此，企业要提高警惕，预防离职员工不良行为的发生。
1、重视思想教育。离职是员工职业生涯的一次转折，特别是被动离职的员工，如果心理准备不充分或根本没有心理准备，离职后不知所措或工作一时难以把握，往往会产生一些思想问题，导致出现不良行为。因此，企业应当对离职员工进行必要的思想教育，引导员工正确对待职业转换，以良好的思想品德和精神风貌度过离职期，不给自己的人生留下任何污点。
2、缓解矛盾。员工和企业管理人员不管是思想上还是工作上有矛盾，或者过去曾经发生过不愉快的事情，在员工离职前，管理人员都应主动与员工进行沟通，且应多作自我批评。通过沟通，达到相互理解、相互谅解、缓解矛盾、消除怨气。这对于离职员工来说，能够消除心理上的压力和不满情绪，增强正气、抑制邪气，从而有效防止不良行为的发生。
3、严格要求、严格管理。员工离职前的一些不良行为，既有其自身思想上的问题，也有企业管理上的问题。离职员工在未办完离职手续前，仍然是企业的员工，必须履行劳动合同规定的职责，完成生产和工作任务，遵守企业的劳动纪律和各项规章制度，接受企业的管理。企业不能因为其将要离职而迁就和放纵，要和在职员工一样，严格要求、严格管理。
4、加强监督、及时处理。企业对离职员工，应当采取一定的组织措施进行监督，特别是关键岗位上的员工，应有专人负责，不为其不良行为的发生留下任何可乘之机。如果发现有不良行为的苗头，应果断将其撤离关键岗位。对于已发生的不良行为，要及时进行处理，若给企业造成经济损失，则应按损失程度要求其予以赔**
偿，并应视情节给予必要的处罚。
二、如何进行离职面谈
当人力资源经理收到员工交上来的离职报告时，多半心情有两种：喜和忧。喜的是，公司表现不佳的员工终于走了，忧的是，又一个优秀的员工要离职了。
很多人力资源经理、主管不重视离职面谈这一环节，他们有以下几种想法：
1、认为没必要，无话可说，人都要离开了还说什么。
2、愧疚，不敢面对。离职无非是对公司不满，不敢面对员工的抱怨，心中感到不安。
3、公司培养他多年，他竟然走了，这种人还跟他啰嗦什么。
4、再怎么谈，他也不会讲什么真话的，面谈纯属于浪费时间。
在构成人力资源管理框架的“SP”中，留人(Preservation)是其中非常重要的一项职能。员工跳槽带来的成本是非常巨大的，所以企业对于员工离职都会感到恼火。有的管理者认为离职就是忘恩负义，就是背叛，在员工离职时百般刁难，弄得双方都很不愉快，这种现象是我们在离职面谈中应极力避免的行为。
除了工作交接，办理相关手续，离职面谈是最为重要的一项工作。管理者如何才能做好离职面谈呢?
面谈应该选择气氛轻松的地点，在咖啡厅进行面谈是个不错的选择。面谈前应准备与员工相关的资料，比如员工个人的基本资料、绩效回顾、参加的培训，经历的关键事件等，员工会觉得自己受到了重视，对公司不满者或许可以由此改变对公司的消极看法。
面谈时，双方是一种平等的关系，面谈者要站在对方的立场上来考虑问题。面谈者先提出关键的问题，然后倾听对方的回答，观察对方的表情。员工产生防卫情形时，要及时地关心他的感受，不要唐突地介入问题。最重要的是要将面谈重点记录下来，便于之后的分析整理。面谈要圆满地收场，适当地感激员工为公司所做的贡献，切忌不要对员工百般批评，认为员工离职就是对公司的背叛。
面谈中一般针对不同的离职员工要有不同的策略，对优秀的人才要进行挽留，尽量满足员工的一些合理的需求。当然能留下来最好，不能留下来，也不要太过于自责。对一些表现平平，或者业绩较差的员工，公司不需要去挽留，但要心存感激，表达公司对他工作的感激。即使他工作业绩不好，但是他终究为公司做出了一些贡献。人都是有优点的，试着赞美别人的优点。
案例2：一家公司对外发布新闻，宣称其CE0主动辞职了，但实际上该CE0是因为与董事会意见相左被解职的。随后，该公司董事长在内部发布了一份备忘录，宣布是董事会迫使CEO辞职的。员工们看到这名CE0在主管人事副总裁的监视下，脸色灰白地收拾完自己的桌子忿忿离开。之后，正如人们所预料的那样，该公司的士气急转直下，好几名核心员工接二连三地辞职而去。
由此可见，一个坏的离职流程给公司带来了多坏的影响，这个董事长没有考虑到让公司的CE0这样离职会有怎样的后果。首先一些高层和核心员工们会认为将来自己也会有如此的下场。其次，公司的非人性化做法损坏了公司的名誉，离职的员工和别人谈到这个公司的时候，必然不会有什么好的看法。
面谈结束后，应将面谈记录进行整理和分析，找到员工离职的真正原因，同时针对发现的问题提出改善建议，以防类似事情再度发生。
还可以给离职员工开一个欢送会，使员工感觉到公司的温暖，也可以适当地发放一些有纪念价值的纪念品，同时重申该员工与公司的一些约定，比如签订了竞业协议的，应该遵守公司与员工的约定，确保员工离职后不给公司带来负面的影响。
三、离职前的正常交接
根据公司的相关制度和流程进行正常的离职交接，不要等到员工离开后出现一些疏忽的事情。
1、赶紧物色工作接替者，确保能尽快找到接替离职人员的人。
2、准备好相关的交接清单，落实各项交接工作，最后由离职人员和接手的人员双方签名确认。同时要注意是否有财务欠款，是否有未交的文具、资料等，从事司机工作的还要检查是否有车辆违章记录，车辆是否完好等。
四、离职后的人员管理
员工离职后不代表离职管理已经结束了，还需要对离职人员进行管理。
1、建立离职员工通讯录，时常和离职员工联系。
2、生日祝福、节日问候不可少，一方面可以使员工感觉到公司没有忘记他，同时也可以让离职的员工宣传公司的正面形象。
3、公司举行重大活动时，可邀请离职员工参加，使离职员工感觉公司把他还当做自己人，进而增强员工对公司的认同感。
通过以上的努力，公司可以和离职员工建立和谐的关系，起到宣传企业优秀文化的作用，这样的宣传比电视、报纸上的广告更有说服力。
4、有的员工离职后成为了与公司业务联系密切的合作伙伴，这样公司可以和离职员工建立良好的合作伙伴关系，这种合作，比公司去市场上找的合作伙伴关系要牢固得多，彼此的信任程度也比其他客户要高得多。
5、重新聘用。有些优秀的员工离职后，在外面经过一段时间的磨练，业务能力比以前更强了，专业技能更高了，重新聘用这样的员工更利于公司的发展，一来可以接受员工在其他公司的新思想，二来可以节省招聘其他员工的培训费用。
五、离职原因的统计与分析
当HR收集了员工的离职信息后，要对员工的离职原因进行分析。一方面统计员工流失后的成本，给公司带来了多大的损失，另一方面对员工离职的原因进行归纳汇总，形成员工离职分析报告。
形成员工离职原因分析报告后，应积极制订一些改进措施防止以后出现类似的事情。
1、从员工离职比较多的原因人手，如大家都对公司的管理制度有看法，那就要重点考虑重新修订公司的管理制度。
2、公司的企业文化是否符合公司的发展要求。
3、建立起完善的人力资源选聘、培训和发展机制，为员工提供良好的职业通道。
4、建立合理的考核与薪酬机制，做到内部的公平和外部的合理。
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