99条Email技巧

********

整整99条Email技巧（Hacking Email: 99 Email Security and Productivity Tips），其实也有湊数的嫌疑。原文中有许多链接，没有再加。
& Z  c) `) y/ X2 {  o( ]7 m/ c6 R
礼仪0 X: _/ r' d% d
8 [" y& w  y6 X: ~/ E% A! d
不要用公司信箱发私人信件。2 f8 E# `4 |9 F% R: n' [
8 ~; z% O1 E- k3 s8 X6 {# |4 q
如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面，这样容易被发垃圾信的收集到，另外如果那些人互相不认识，也不方便。自己的地址应该写到to里面。
8 O; m9 x* @8 r2 C# F2 |4 ]2 S' x
不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌，除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。6 s3 D# z/ s+ X; N2 ?/ Z

不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事，不要转发。! ~! d! w) h' N  ^

职业。不要用u，afk这种手机简写，这在商务中不合适，会让人觉得你孩子气或没文化。" K2 s: O0 I8 A
/ j. I3 g  P, ~. o4 A% K$ e% L
职业2：注意语气。注意你和收信人之间的关系。/ S* K; m8 T  T6 o

小心谨慎。Email不是私人的，它可能在传输途中被截取，也可以在收信人那里存上好多年，还会返回给发信人。所以，不要发自己会遗憾的Email。$ I; T3 x, s& Q' }: V0 h

缩减签名。最好4行，太多就不好了。

引用。只Copy要回复的句子来引用，引用前面应该有“>”。) B0 R- g3 H* i
- M; K4 R7 J& {; B
愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默，但很容易传达愤怒。

澄清。如果有邮件让你不安，最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问，说明你以为它是什么意思，确保自己没搞错。
! K- e( j" U) W! u, f
不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错，连发数十封，你也应该为此向朋友们道歉。

注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题，但注意一下总是好的。
+ ~( r1 q& i& K* r2 i& j
适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。* }8 @7 x% g, p
0 t& i, L( Z! t2 _4 v$ p
不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。' i. }5 H0 s7 H! r4 C$ O
3 o* o4 s+ _( M! @2 p  T! U
遵守Email法规。比如对商业广告邮件，不同国家有不同的法规，不但是自己国家，也要考虑到收信人所在国家。

- Y6 o5 z! v, y4 i* a1 i
沟通及效力
" U+ K* }9 Q6 M5 A5 ^
; T; E( a  Q' ?( f
使用有意义的标题，让收信人一下就能明白里面是什么，同时也区别于垃圾邮件。

简短。尽量简短，如果有很多话，可以列成要点。/ U. p; _  m+ _0 u) k4 H

摘要。在长信之前加上摘要。
0 K% Q* z% G( u& I3 {3 w
可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。

需要时可使用“回复所有人”。平时不要用。4 A' V, K- o8 m% L7 k; k

也要记得电话。Email有它的优势，但打电话和手写信可以产生亲自接触。  A* c' R7 ~  m- D! j. y( c

如果真是很紧急，就写上它。比如在标题上加上“URGENT”。
, \% c$ ?! E! |* g
休假时应设置自动回复，这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西，免得有心人知道你家里没人。

使用表情。如果你的情绪可能被误解，就加上这种笑脸  。" H6 V- G4 k, X% F
$ c5 c8 |3 p! [3 ^! R2 M
校对。写作水平不高可以原谅，敲错字就很难给人好印象，尤其是交稿子或申请工作时。5 a' Y6 R4 X7 M3 |+ m1 u

移动Email

( w. J5 r0 o7 M4 h2 h: ?: Y7 z$ ?0 V
了解限制。7 k; [: R/ D! M, e, x% \
& V$ Q/ o- `3 q3 s
使用Voice-to-text。
, W/ o7 H- z  ]: F
小心重复或删除。

专用。最好设个专用的移动信箱。

不要给移动设备发附件。

要节约使用。& Q' s% _4 f5 b# g
3 h# {* c& ]/ ]' N6 A( W
# z9 Z5 b% K- v
生产力，文件夹和过滤& t% d$ A# S/ j7 p* ^/ O. l/ ]- d  v

! ^" r4 T. {! O8 L
快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。

24小时内回复，某些行业要求可能更快些。3 E+ {  _6 W7 `5 ?

如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。$ O" p; K6 y+ y# W% l& o

分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。  T! \, V' I6 c( h3 v

纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。9 G  Y9 C+ i) q# t# [1 |* \

按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。
6 K7 o% ^4 v& G; O& Y$ J$ x
有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。9 m, |8 V& P1 \3 W2 u3 o% t6 t
4 ?; j% z  @7 w. Y; @7 Z
快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。
5 p5 A2 z6 h# ^) G) b7 e) c# u
限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。

文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。

向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。+ _+ U) E- A5 z0 K: |

GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。

标题要明确。$ i! C4 ~* ^1 S/ I
7 J. w. ~. v2 w9 o( k: t
使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。7 p" F4 \* C8 s  ]

把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。/ h$ a7 ~* h8 k5 A% \% Z0 n2 |

开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。3 F* C# M7 j% R# ^- G9 c- Q/ v9 b

抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。: ]! u* x) `: }! D4 r/ P% Q
# R" h$ @5 f  J2 Q# Q' o" G8 p
防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。! l8 b. C8 }6 g$ v/ F; B
( X( l5 h- n% B; v" f% n9 y
9 V: z) Q. ]* Q0 `/ i2 j4 K
Email附件% z3 r+ K$ W5 E8 H9 O+ T
0 ^8 M4 z; y8 U+ r3 k: N0 {& S$ j
1 Z8 F5 v& f1 b9 c# g0 h* q
附件要小。邮箱总不是无限的。
: t: b5 Y+ C1 p- K! P
不要转发附件。
- D! }# Y) W9 L
在正文中包含一点附件摘要。/ G" M* J+ t8 h: D8 ?

可以发送链接代替附件。

在线共享文档，比如Google Docs。

在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。, H) }* Z, h' Q& O9 s) Y
7 Q3 s1 l5 y, r! X0 n
在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。, a1 F( Q7 P. n! e+ ^

使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。
$ \2 `7 @5 H" A& T+ t. b
可以使用OpenOffice.org的XML格式。
: a& U, L+ A0 e; \4 R, d! _
小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。( F! ^0 P& u6 {$ s  L# s5 y
* a' X* f4 L4 F0 \( d9 \
知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。
) n. Q2 l' w* i* S

技巧，调整和备份- o3 ?! H3 w% d$ F. |
+ d% \! V6 p1 z$ V, t/ I
& ^% ^( z, P, W2 C; n8 E
使用定制的邮件阅读工具。比如定制过滤器，自动分类等。' E" S  ~  D- ~0 m! C$ E

合并邮件。可以把某个文件夹下或某标签的邮件生成一个单一的RTF或PDF文件，以备以后再读。1 n3 H" U4 y+ U; C' _* n. |4 C1 Z
# j: {- k9 s9 [( g
更有效地过滤。邮件工具应该提供全选和单选的快速方法，以及分类垃圾和清除全部垃圾的操作。- m$ ~: G% g) n1 k3 h
7 ^  b/ T% f7 I/ ^, s7 }
加速Gmail操作。比如清空缓存和临时文件等方法。
- f# B% ~, K9 l, p/ C* y* e
利用Gmail邮箱的别名来更有效地执行过滤。+的用法。0 w  V9 X7 m2 G  }
. a1 j$ w% e9 ]% ]4 `

不同邮件系统的技巧
6 x3 E& l- {% J
4 t9 n) e6 ]& }: {
使用Gmail。: \( j. j* I3 W) L- I5 B  L$ R# B
+ y" F' m( D/ W* g- w& o
少用Gmail的格式。主要考虑到其他信箱的接收。# i  G2 H7 P4 E4 Y" g% i
& O9 g3 W( R5 a' l# a3 Q
使用Gmail的星标来追踪对话。

使用Gmail的归档功能。/ X( W/ q5 h9 `2 _! W

使用Gmail的空间，Gspace等。
7 W$ ~; P8 d/ v- `
使用Gmail的文件转换功能，把不同的格式转成HTML格式。

使用Gmail的MP3播放功能。2 K6 N9 E+ n2 t1 V: r
0 I" m# U8 L4 f* i$ q
Hotmail的坏毛病之一是链接都要在新窗口打开（地址还是乱的）。
: M( U- ^/ p, _" ~7 ?6 F* h' I
从Outlook中直接呼叫联系人，需要通过插件实现。7 y: v4 c  Y! M: Z2 F

最新的Outlook也可以订阅RSS。' o0 }0 ]7 }/ p- n+ n. @
! C& X4 D4 w5 n* h1 v
Yahoo Mail beta现在也用Ajax了。
+ s; q# N  g( m
% f2 Q% m$ N3 ]$ L. f5 J
隐私和安全2 c2 P1 e' `$ f, \$ j4 b! i5 H  l8 q) {5 M

* E  B" j# L# ?2 k  O- Y" ]5 K
Email隐私权第一规则：没有真的隐私。4 Z% v! W1 i9 x2 \

遵守Email规定，主要就是企业应该备份全部邮件，所以也没有隐私。
: T: G/ o) C7 }5 [" J* S, V
Copy信件，这不是备份，而是有关重要事件时，就给老板或其他组内成员抄一份，免得某些人到时候说没收到你的说明之类。这会影响到隐私。

不要随便散发真实的邮件地址，它只应该在同事间和家人间使用。8 v' f7 T/ ?* W. O+ v( }$ U

使用联系表格（留言本）来代替员工邮箱。6 @7 d; `3 b! Y% ~
% m& C! z: I$ H0 W
把公开的信箱地址打乱，比如把#替换成at等。

使用免费邮箱，但也不要在账号上透露公司名字或真实的账号。
2 R# n1 L3 H1 e2 t
不请自来的内容不要直接取消订阅，这样也等于认证了自己的邮件地址，把它加到黑名单里就行了。- Q! t1 l' y3 K# ~

使用纯文本邮件客户端。可以避免钓鱼或病毒。

使用安全的邮件客户端。
/ L5 b9 ~+ d. V9 {$ l) |. F3 c
邮件加密。
( M0 p* G1 v9 P$ E. X/ Z  i* I7 d
使用freenigma加密。这是一个Firefox扩展，可以对Web邮件进行加密。- i1 f" k$ d8 a1 h$ _* p9 _
4 N9 Q2 \( q# B& b2 x; c! m, _8 S. u
秘写。比如把信息隐藏在一张图片中。2 T6 p6 A" t) P7 {) f4 s4 H" ?
( R6 }& i$ @- Y7 r" \- j* x/ n
尼日利亚骗剧。8 B6 {) q# v( @5 P
) M$ P& K, m0 A- L  Y4 L- p
小心伪装成Paypal，西联等财务公司的信件，不要点其中的链接。) _: u, `& S2 W1 H$ Q' d- g  F

小心那些伪装成著名组织的来信。+ I7 Q6 o4 Z4 f7 K

不要被伪装得很好的邮件标题欺骗而打开它，比如伪装成你自己发的信被退回等。: \- n' `' d0 }3 }# p# C! ?
# q& _* A3 ?3 A
头脑要清醒，在Email世界里你不会中什么奖，也不会中什么彩票。6 n. M* m$ f/ p( ?

把这些教给你的小孩。! }, a6 \( @7 `$ T
+ x7 W; K% o) j5 G
信息只是删除是不够的，必须破坏它，必要时，可使用大铁锤。% m% `3 p4 ]) h* ?5 V
* ~  Q; p! ~) b7 i
保持机器干净，杀毒等等。" k! i6 m) v$ x# c7 d1 m+ O8 r
. ]" F' i  |( a  [5 e* g+ I
其他参考，见原贴。