工作分析法是人事管理的一重要工具，经过工作分析所产生的工作说明书(或称职位说明书)是人事管理的一切基础。

1.工作分析意义
所谓工作分析，是对某项工作，就其有关内容与责任的资料，给予汇集及研究、分析的程序。企业为能在科学的基础上雇用工作人员，就必须对工作人员的素质先行订立标准，而为了建立人员的素质标准，就必须对工作的职务与责任加以研究。工作分析的成果便是撰写成"工作说明书"及"工作规范"，此项资料在人事管理上有下列用途：
(1)在编制人力计划时，可了解业务上所需人员的条件。
(2)在聘请人才时，可了解各职位所需人员的资历。
(3)在核定工资等级时，可按其工作职责核定其工资。
(4)在训练发展人员时，可根据工作上所需技能加以培训。
(5)在考评工作人员效益时，可根据工作上的要求效益评定其等级。

2.工作分析步骤
工作分析的步骤有下列各项：
(1)收集背景资料：包括机构或企业现有的背景资料，如业务项目、组织图、各部门职责。
(2)选择具有代表性的工作加以分析。
(3)收集工作各项分析资料。
(4)撰写工作说明书。
(5)撰写工作规范。

3.工作分析方法
进行工作分析须有训练有素的专业工作分析人员，工作分析一般采用下列方法进行：
(1)观察(Observation)。
为对所分析工作获得真实了解，分析人员可到工厂实地观察。分析人员于观察工作时，必须要注意工作分析要素："做什么"、"如何做"、"为何做"，以及工作中所包含的"技术"，来探求工作的内容。
(2)问卷(Questionnaire)。
由分析人员制作工作分析问卷，问卷中包括工作内容，职责，使用材料与设备，以及工作上所需的知识能力等事项。
(3)面谈(Interview)。
较多公司雇用工作分析师，对工厂人员举行面谈、访问，以获得一切有关资料。此法亦是国外企业界使用最广的方法。

4.工作分析的项目
工作分析在进行时，应包括哪些项目，需视分析的目的而有所不同。一般而言，工作分析包括以下项目：
(1)工作名称。此名称是公司用以招聘人员，或工作人员之间彼此所用的工作名称。
(2)聘请人员数目。同一工作所聘请工作人员的数目和性别。
(3)工作公司。指工作所在的公司，及其上下左右的关系，亦即说明工作的组织位置。
(4)执行的工作。工作人员为达成其工作目的，所需执行的任务。
(5)职责。此项因素是工作人员所负的责任，包括所予监督及所受予监督程度的高低，因错误结果所造成的损失程序等。
(6)工作知识。圆满处理某一工作，工作人员所应具备的实际知识。
(7)智力的应用。适当执行工作任务时，必须运用的智力及其方法。
(8)经验。工作是否需要经验及何种经验，此因素对人员招聘、训练及评定工作价值、决定工资都很重要。
(9)教育与训练。工作人员需具有怎样的学历及应受怎样的训练，此资料可用为训练工作所需。
(10)熟练及精确。此因素适用于需用手工操作的工作，工作的精确可用允许差误的限制说明。
(11)装备、器材及补给品。此包括工作所使用或所处理的装备、器材及补给品。
(12)与其他工作的关系。表明该工作与同公司中其他工作的关系。
(13)体能要求。表明该工作人员体能状况的要求，包括视力、听力、跳越、爬高、举重、推力等，此因素对需靠体力工作的人员甚为重要。
(14)工作环境。包括室内、室外、温度、湿度、噪音、光度及工作危险性等。
(15)工作人员特性。指执行工作的主要能力。包括四肢的力量及灵巧能力、感觉辩识能力、记忆、计算及表达能力。
(16)工作时间与轮班。工作时数、工作天数及一次轮班的时间幅度，是工作分析的重要资料。
以上所列分析项目，并非所有职位均需包括，例如在办公室担任内勤工作者则上列的"熟练及精确""装备器材及补给品""体能要求""工作环境"等项目可以不必列入。

5.工作说明书与工作规范
工作说明书与工作规范是工作分析的成果。该两项业务是人事管理的一切基础。
(1)工作说明书(Job De******ion)。
透过工作分析程序所获得资料，可撰写成工作说明书。
工作说明书的详尽程度或项目需视工作说明书使用目的而定。如果工作说明书是用来教导人员如何工作，则工作说明书对工作内容必须详加说明。如果工作分析的目的是为了工作评价，则应着重工作职务的繁简及责任的轻重。至于如何撰写工作说明书始能符合企业需求，以下各项值得注意：
①说明书须能根据使用目的，反映基本的工作内容。
②工作项目应包罗无遗。
③各说明书间文字措辞应保持一致。
④文字叙述应简洁清晰。
⑤工作职称可表现出工作技术水平及职责高低。
⑥可充分显示各工作间的真正差异。
(2)工作规范(Job Specification)。
工作规范是工作人员为完成工作，所需要的知识、技术、能力及所应具备最低条件的说明。工作说明书是在描述工作，而工作规范则是在描述工作所需的人员资历，后者主要是用以指导如何招聘和录用人员。为了简化，工作说明书与工作规范都合并一起。工作规范成为工作说明书中职位担任人员需要的资历条件之一。