给低分者的行动建议
     低分数者需要学习如何富有效率的写作并且调整他们的风格从而能够变得清楚、简洁并适合他们特定读者的需要。他们应该使用更少的文字、更好地挑选它们并且尽力总结他们的关键要点。
* 在你的所有书面沟通中使用清晰的语言，并且开发一种简明的写作风格。避免使用技术性术语或行话。保持段落短小精悍并且抓住你所要表达的主要观点。
* 预期当他或她读你的书面文件时可能会提出的问题。尽量在注释或报告的内容中回答它们。
* 当准备较长的沟通时，在文件的开头综述结论。且其中包括背景材料作为附件，而不要把它合并到文稿的主体部分。
* 识别出你进行书面沟通的对象并且在写作的时候在头脑中想着他们。考虑他们对主题的熟悉程度、为确保理解而需要的细节数量、以及他们可能用于阅读文件的时间。
* 作为一种修改技巧大声地朗读你的作品从而检查语法、拼写和内容的准确性。
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评估项目：改变书面风格以满足不同读者的需要。
     如果你坚持向会计人员提交专业工程性的报告或论文，或向工程师提交专业会计性的报告或论文，那么你就不可能在生活中获得太大的成功。也就是说，除非你诚心想欺骗或者哄骗别人--让这种想法见鬼去吧---你没有意识到你必须要与不同的人分别用他们可以理解的语言进行交流。有效的作者会不断改变书面风格来满足不同读者的需要。
     考虑用如下方法来提高你在这方面的有效性：
1. 了解你的听众。在沟通的时候最糟糕的一件事情就是我们用我们的群体内语言与群体之外的人进行交流：我们用对我们自己来说有意义的缩写词、行话或者土语来嘲讽他们。但我们也许会对我们的受害者瞪大睁圆了的眼睛、摇头以及显露出迷惑的表情而感到好笑。我们很多人甚至都没有意识到我们在使用我们自己的行话。请不时进行实际的检验。
2. 学习一些在你组织内部的其他部门所使用的行话--也就是在其他专业领域所用的专业词汇。可以在课本、培训手册、表格、备忘录、报告、互联网、专业论文、期刊杂志上面找到这些专用词汇。学习、吸收、打听。如果你用专业的方式要求别人澄清一个问题，那么你会亲眼发现自己成为了一个寻求真理的专业人士。
3. 使用不同的交流技巧把复杂的概念解释给那些对你专业领域论文并不熟悉的听众。使用图表、图片、录像、计算机动画和互动程式、地图等各种手段把理论解释清楚。使用类比、比喻把概念说清楚，但是注意不要用不真实的或误导性的或过于简单的比喻。但如果你必须得使用专业术语、简语、缩写语的话，就要在你文章的开头或每部分的开头对这些词作出充分的含义限定，并在后边注上词汇表。
4. 考虑为不同听众仅提供一个文件。这么做有点狡猾但也是可行的。在这个文件中创建这几个部分：在开篇部分可以是通用性的，用每个人都能理解的词语表达。然后你可以添加附录专门让更多具体的小的读者群了解，或者省略一些对某些读者来说没用的部分。但注意不能让通用部分看起来是为一无所知的人准备的"傻瓜"部分，而附录是专门为"真正的"人--那些专业人士准备的。
5. 你在试图使你的风格多样化的时候可能犯的最糟糕的错误就是找一个词汇软件点击其中一个可能的词义（也许是最长并听起来最能给人以深刻印象的词义）以提供多样性。记住：在词汇软件中所给出的多种词汇解释并不恰恰就能涵盖在你文章中所提到的原创词汇的那个含义。因为在词汇之间存在着一些细微的区别，也许你会搞错。
WC-2
评估项目：保证书面沟通清晰且信息丰富。
     清晰通常存在于旁观者的心目中。对于某个或某些读者而言像水晶一样清楚透明的东西可能对其他读者来说却犹如泥浆一样混浊不清。然而，这样的主观判断不会对我们产生太大差别。尝试这些战略以提高你的效率：
1. 改变你的句子长度。如果不得不用的话就使用长句子，否则用短句子来替换它们。有些软件程序将告诉你句子的长度，因此要利用它们。除非信息表达绝对要求长句子，否则每个句子尽量不要超过二十五个字。如果你不得不使用长句子，要在它的前后放置短句子，并且在句子中尽量使用简洁的词语。
2. 注意你所使用的词语的长度。写作是为了表达，而不是引人注目。在任何可能的时候，都要使用简洁的而不是冗长的词汇。如果你不得不使用较长的词语（超过三个字的词），尽量在它的周围放置简短词语。在任何可能的时候，尽量使用地道的英语而不是拉丁文、希腊文或法文的衍生词。
3. 尽量不要使用抽象的词语。他们比你所认为的更能迷惑人。不幸的是，我们所看到的大量官方文书（政府文件、公司合同等）都是非常抽象的。基于整体阅读能力来考虑资料，并且在尽可能的地方简化你的语言。使用你的读者所使用的特定日常用语。
4. 当心同语反复--观点、陈述或者词语的无意义重复。判断某些东西是否是赘述的最好方法就是运用逆向检查。例如，"基本要点"看起来可能是同语反复。让我们一起运用逆向检查：你可能有一些事情是重要的但不是基础的吗？不，你不能；因此"基本要点"就是同语反复。同语反复显示出草率的思考，使得读者更难弄明白你在讲什么。浏览你最后的草稿并删除同语反复--你的文章将变得更简洁、紧凑而清晰。
5. 注意你的词语、句子和段落的韵律。韵律指的是句子的重点、发音和连接（或停顿）。花点时间朗读你的草稿并录下来，然后播放它或让其他人评论它听起来怎么样。有时候人们阅读的时候"听"词语的感觉；如果你的文章富有生气而不枯燥的话，你的语言和观点将变得出类拔萃。如果你的报告是那天有影响的人所朗读的第十六份报告，你也别想他们会睡着！注意明暗、长短、比喻和对比，并且利用这些方法，这有助于你的信息易于理解。
6. 考虑写作的最新挑战，诸如写给网站。这种写作类型要求挑战风格特点，诸如更短的句子、简化的标点、清晰的标题框架以及所列举的半独立部分、段落、专栏和"素材"的观点。网络写作代替了流水帐式的叙述，而更像是镶嵌工艺中的瓷砖。它似乎从学术散文的格式转向了部分的报告和杂志风格。
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评估项目：确保工作精确、运转良好且没有错误。
     当你翻阅公司休息室中的杂志时，一个占满整页的广告会抓住你的视线。你会看到为广告付钱的公司的标志并认出它来。因为这种对品牌的强烈赏识，你相信这个公司是值得信任的。然而，当你阅读广告的文字的时候，你发现了拼写的错误、虚假断言以及实际的错误--虽然不是很多，但是足够了。这家公司现在看起来怎么可靠呢？可能不如几秒钟之前你刚开始读的时候那么可靠和好名声了。这些错误可能是制作广告的广告代理商的失误，但是公司应该在广告被刊印出来之前检查过广告的复印件。无论它是否是笔误或者马虎工作的单纯事件，这种公开的不准确都将给庞大组织的信誉带来巨大的损害。想象如果你冠名发表的文字存在错误所将给你自己的声誉带来的损害。以下是如何控制（特别是预防）破坏：
1. 准备几份草稿。许多作者曾有过丢失全部手稿或软件文件的不幸经历从而不得不凭借记忆重新设计每件事。如果先前的草稿被发现，则回发现两个版本是不会相同的。这就迫使你自己从不同的方面做草稿并且用所有观点中最好的组合成就一篇新的优秀文件。
2. 基于一致性修改长文件。留心各部分风格上的不一致（包括句子长度、词语长度、词汇、韵律、正式/非正式、具体/抽象）以及可能激怒某些读者的事情（包括夸大其辞的字眼、惯用语和缩写等）。避免重复（除非是为了强调而故意如此），并且确信你在段落的接头处使用过渡段。在书法、字体、总体版面等方面应该保持视觉的统一。标题精确吗？内容一览表和文件结构有区别吗？报告的结论和建议是逻辑性地产生的吗？花点时间修改这些不一致性。
3. 学习校对。采取这个步骤检查它。校对是事实上的"错误学"--对错误的系统性研究。客观地对待你和周围的人所犯的错误。错误有其常见的方面，诸如标点、排版、拼写、语法、遗漏、置换及重复等。
4. 在你和其他人的作品中运用编辑/较对工具。当你检查的时候让其他人阅读文本给你--每件事情，包括标点都要大声阅读出来。大声朗读给你自己听。当你阅读的时候拿一把尺子放在每行下面。学会阅读的时候拿一支笔在手里并作出修改。它应该与文本的颜色形成对比：红色和绿色墨水特别有效。
5. 使用但不要相信拼写检查。它们可能是有用的，但是不能检查出某个词的不正确使用。如果说拼写检查不能信赖，那么语法检查更是完全不可靠的！这样的检查工具通常能得到句子语法的错误分析。英语是非常不合逻辑的语言。你最好发展你自己的语法技能。
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评估项目：以准确而易于理解的方式提供量化数据。
     量化数据是每个书面理由的重要部分。然而有些沟通者故意使用数据去迷惑扰乱而不是去澄清阐明，甚至有些人完全说谎。如果你负责而专业地提出数据，你的读者将视你为优秀的沟通者，而不是欺诈者。
     考虑做下列事情以提高你在这方面的有效性：
1. 协调图表元素和数据。软件包提供了许多不同类型的数据描述工具：饼图、柱图、线图及曲线图等。问问你自己：我在尽量说明什么以及我们怎样才能最精确和正确地说明它？
2. 注意视图位置。如果可能的话，把它们放在页面中间，而文字在其上面和下面。如果视图合适的话，尝试把文字放在视图的一边或两边。注意：页面要避免拥挤混乱。如果你不确信能够把它放好，就不要让文字环绕视图。
3. 确信你标识出所有的元素。标签要被写在视图上或附近，或者用箭头、直线连接。钥匙或图解能够被代替使用。
4. 考虑放一栏概述和目录在紧接目录的报告之前。在视图上面标出编号，标题通常放在图表的上面或下面。
5. 如果你正在为文件准备图表，你可能也要为伴随文件的口头表述准备图表。注意：在页面上行得通的东西未必在屏幕上也行得通，反之亦然。读者能够花时间检查数据，因而在打印文件中的图表或视图能够传达更多的细节--读者可以控制知觉的过程，并在物理距离上接近视图。而在口头表述中，读者则不能在物理距离上接近视图，因此要保持它是简单的。
6. 使用颜色和字体来强调、区分数据以及"增添乐趣"。人们通常从充分利用颜色与字体的电视、杂志和报纸上获得信息。这样他们会对信息包装的方式有着相当的预料。你应该获得并维持他们的注意。
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评估项目：当进行书面沟通时总结出核心观点。
     抓住提议或信息的精髓是一种有价值的技能，但是我们许多人都还没学会怎样做。为了表达清楚一个复杂的概念而使用冗长的语言，但是当你费力论证的时候你的读者会耐心看完吗？不可能。你需要能够把事情归纳起来从而使读者能够领会你的用意所在。这就是需要概述的地方。
     尝试这些事情以提高你在这方面的有效性：
1. 考虑在文档前面增加一个大纲或摘要。你提出了什么以及你不考虑什么？尽量给出对整篇文章的综述，但是要高度概括。如果你已经变得太接近报告或提议，不要认为你能够充分地总结它，尽量通过"电梯演说（Elevator speech）"练习来克服你的感情阻力。电梯演说就是在几秒钟之内所能演说完的最重要事情--只要把到达终点当作电梯演说结束。
2. 当撰写摘要的时候，不要忘记风格。你不应该由于放弃每件事情而让它听起来枯燥。尽量激起读者读下去的兴趣。畅销书有时候被称为"翻页器"：读者想要阅读它们。你并非一定要用引人注意的例子，但是如果读者的兴趣已经被摘要激起的话，不含虚构的部分就能够被仔细研读。这是它的一个好处。
3. 当撰写摘要的时候，要尽量传达高潮或行为结果。什么将要发生？我们现在要做什么？世界将怎样变化？你从我们这想要什么？
4. 考虑综述你所要表达的。例如，有些报告用部分综述代替或者加上开头或结尾的总结。这些有时候显得醒目。利用风格上的设计来总结、得出结论，突出格调。
5. 考虑使用你正文的核心要点总结正文其余部分的高潮。你需要现实地对待你的读者：并不是每个人都将阅读每个字：有些人仅仅是看看简明图表，而另外一些人将利用摘要来激起他们的兴趣并使其一直投入到正文。演讲者通常使用关键要点的幻灯片，并且也能有效地利用书面文件。
6. 要在正式的书面程序结尾而不是开头进行总结。如果等到已经完成的时候，你将仅能得到关于你真正写了什么的精确概述。结尾进行总结将使你认识到你所写东西的优点和不足。
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评估项目：当进行较长的书面沟通时，要具有逻辑性和结构性。
     具有逻辑性和结构性的书面沟通读起来是一种愉悦--事实上，不像许多文件，它可能将要被阅读。组织你的想法是重要的：它是支撑你的论点的"血肉"的"骨架"。如果缺乏结构，那么这将成为你的论点。你需要开发一些技术从而使得结构更加完善。
尝试这些事情：
1. 在你的文档中利用体系来创造层次：使用标题。主标题可以用加深的字体强调；副标题则使用不太生动的字体。使用层级提纲系统诸如小数（部分1.2）或者字母数字系统（部分Ⅱ）。然而，不要将各种系统混在一起；选取一种，并在整篇文档中都坚持使用。
2. 开始结构化观点的一种好方式就是使用可视化工具诸如思路图或者模型图。它是这样工作的：取出一张大纸并在它的中央画一个圈。在那个圆圈中，写出你希望撰写的主要观点。观点的主要方面和次要方面都是什么？在圆圈的外部画直线好像是从飞机上看到的树干的分支。表明分支或者次要观点。现在，有许多小枝杈从分支中分离出来吗？换言之，还有观点处于第三（或第四、第五......）级吗？如果是，把它们画出来，并标明。在你认为你已经写出大部分观点之后，把你的图画挂在墙上并思考它。当你觉得你已经对它进行足够的编辑和修改以涵盖大多数方面的时候，开始赋予分支编号，并继续编号不同的次级水平。预备砍去或者改变分支及小枝杈。
3. 把你的正文分成若干部分，诸如节、段、篇或者卷。使用空行和颜色暗示读者在文件中所处的部分。你可以在不同部分、部分标记等使用不同颜色的纸。利用页眉和页脚来识别出部分，并且不要忘记页码。
4. 使用目录、图文列表和附录。把这些放在文档开头从而使得读者能够检查"驾驭"文档。不要忘记缩进次级部分（层级的可视化线索）。
5. 编辑检查:重复；提及没被包括的文字；提及这里没有的图表；提及被贴错标签的图表；提及错误的层级；提及目录、说明或者附录中在原先的草稿里没有被包括或者已经被删除的部分等等。
6. 区分事实和观点。要确信结论是根据你在文章主体部分所进行的讨论而自然得出的。