时间管理多数的人都知道很重要，真的做好时间管理的人却是少之又少。原因并不是不懂得时间管理理论，而是没有适当的方法与工具下，期待习惯的改变真的很难。

使用Outlook即可做好时间管理

使用适当的方法与工具，习惯的改变并不是想象困难，很短的时间即可完成原先费时的工作，改变比较可行。多数人会认为选择高阶的时间软件或是项目管理软件，才能做好时间管理，其实只要善用手边常用的软硬件，只要将办公室最常见的软件，例如：MS Outlook、Lotus Notes、EXCEL、Project与及智能手机，做好简单的整合应用，即可轻易做好时间管理。最多人用的主流软件，往往是整合性最佳的选择，目前是最普及是微软的Outlook，以下就以Outlook为示范工具。

时间管理从工作记录开始

因此如果要做好时间管理的第一步，就是必须先做好工作计划(Work Plan)与时间记录(Time Sheet)。检视自己时间使用的现况，才能针对效益不彰的事项，寻找较佳的改善方案。工作时间记录有如采购清单，前去超级市场买东西，如果事前不做计划，事后没有收据清单，你很可能不清楚你买了那些东西，该买的没买，不该买的买了一堆，金额可能超过你的预算。时间就是金钱，纪录你每天时间的使用状况与及开始有计划的使用你的时间，就是做好时间管理的开始。

工作计划从定期整理To Do List开始

养成工作纪录的习惯，每天花20分种，安排明天的工作计划；每周周末花费一小时，安排下周的工作规划；每个月底花费至少一天，规划下个月工作计划。透过定期的检讨与计划，可以找出改进时间效益的方案。工作时间管理的重点原则：清单化、模块化、系统化与及流程化。说明如下：

把经常性的工作清单化

因此整理你的以往的所有工作纪录，你会发现很多效益不彰的工作、很多救火性质的重复性的工作，有些是很琐碎，分开处理将会浪费掉很多时间。将经常性的工作整理成清单，把这些工作清单，存放在Outlook的工作子文件夹中，分成每日例行工作、每周例行工作、每月例行工作、个人事务、不定期事务、经常性项目工作几大类，然后以盘点清单方式，来做行事历安排与工作规划，将可节省许多工作计划时间。 以检查表Check List的概念 减少不重要事情的细节规划与及执行重复动作时间的浪费，可以避免遗忘，把时间留给更重要的工作的思考与创造。一次就把事情想周详，一次把事情作对做好。

工作转换行事历或是工作指派

每日或每周定期将工作待办事项，使用Outlook的拖拉功能，安排到即将到来的行事历上，或是透过电子信件进行工作指派与传递。主管级的专业人士，需要将工作指派给下属，请求下属协助完成，透过电子信件指派工作，可以附上完整书面数据，电子信件的工作指派信件可留下完整书面时间记录，有利于团队时间管理。

把重复性的工作模块化

为了便于多重项目或是不同种类工作，可以将工作分为不同的类别模块来管理。
使用Outlook中类别的功能，可以轻易的工作分类，可以依照项目种类分类，依照地区或是依照重要等级来分类管理，大幅减少琐碎在工作管理大量出现的视觉干扰，让你很清楚单一项目或是特定性质工作目前的工作安排。

工作项目管理系统化与流程化

多数的工作并非单一工作，而是一个有连贯性群组工作，因此把相关的工作整理成一个完整的群组工作方案Program，就是工作系统化，也有人会称呼为项目Project。将具有先后顺序的工作，整理成一个完整的工作流程，就是流程化。不同的工作会有不同的流程，例如：新进员工训练流程、新会员问好流程、忠诚度培养Program、高度可能购买族群促销方案、产品上市项目等。

建立PKM数字时间管理架构

时间管理是专业人员知识管理PKM中，非常重要的部份。希望真正做好时间管理，必须落实PKM中名片资源管理、文件管理、通讯管理、情报管理等重要建设，方有效大幅节省时间，奠定良好的时间效率基础。善用行事历与工作，落实工作计划、执行与检讨控管，谨记80/20法则把时间用在刀口上，善用PKM知识管理法则：清单化、模块化、系统化与流程化，进而使用PDA等行动工具，有效整合应用资源，创造工作绩效。