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时间管理误区之解决 **** **** ****□ **学会拒绝 **** ** ****下列九项有关拒绝接受请托的要领，可供管理者参考： **** **(1)要耐心倾听请托者所提出的要求。即令你在他述说的半途中即已知道非加以拒绝不可，你都必须凝神听完他的话语。这样做，为的是确切地了解请托的内涵，以及表示对请托者的尊重。 **** **(2)如你无法当场决定接受或拒绝请托，则要明白地告诉请托者你仍要考虑，并确切地指出你所需要的考虑时间，以消除对方误以为你是在以考虑作挡箭牌。 **** **(3)拒绝接受请托的时候，应显示你对请托者的请托已给予庄重的考虑，并显示你已充分了解到这种请托对请托者的重要性。 **** **(4)拒绝接受请托时，你在表情上应和颜悦色。最好多谢请托者能想到你，并略表歉意。切忌过份地表达歉意，以免令对方以为你不够诚挚——因为你如果真的感到那样严重的过意不去，那么你将会设法接受他的请托而不会加以拒绝。 **** **(5)拒绝接受请托时，你除了应显露和颜悦色的表情外，仍应显露坚定的态度。这即是说，不要被请托者说服而打消或修正拒绝的初衷。 **** **(6)拒绝接受请托者，你最好能对请托者指出拒绝的理由。这样做，将有助于维持你跟请托者的原有的关系。但这并不意味着对所有的请托拒绝都必须附以理由。有时不申诉理由反而会显得真诚。例如你偶而对频频请托的人和颜悦色地说：“真抱歉，这一次我将无法效力，希望你不介意!”，相信不致于产生不良的后果。但是一旦你附以拒绝的理由，则只须重复拒绝，而不应与之争辩。 **** **(7)要令请托者了解，你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。这即是说，你的拒绝是对事而不对人的。 **** **(8)拒绝接受请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其它可行途径。 **** **(9)切忌通过第三者拒绝某一个人的请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心目中会认为你不够诚挚。 ****□ **误区之三：习惯拖延时间 **** ****导致管理者采取拖延作风的事因大致有三：①不愉快的事；②困难的事；③含重大决策的事。至于克服拖延的方法，常用的有四种：①各个击破法；②平衡表法；③思维方式改变法；④避免过分追求尽善尽美法。前三种方法适用于对抗因不愉快的事或困难的事而导致的拖延，最后一种方法则适用于对抗因重大决策而导致的拖延。现将这四种方法阐释如下： **** **1 各个击破 **** **这种方法有时被比喻为“香肠切片法”(“Salami technique”)。Salami原是意大利香肠，在切片之前因它巨大无比且其貌不扬，所以有令人难以下咽的感觉。但在切成薄片之后，因形状及色调改变而颇能引起食欲。令人不愉快或令人感到困难的事，若能照样地细分为许多件小事，且每次只处理其中的一件，则这种事情的处理本身将不致于令人反胃。例如一个令人感到尴尬的电话，如非打不可，则可用书面列出以下的行动步骤而予以各个击破： **** **(1)查出受话者的电话号码并写下来。 **** **(2)决定何时打电话。 **** **(3)翻查有关资料并检查全面情况。 **** **(4)决定到底在电话中应怎么说。 **** ** (5)拨电话。 **** **假如事情本身很艰巨，就逐步进行。采取各个击破法以对付拖延的作风时，有两点必须特别加以注意：第一、每一个行动步骤都要非常简单，而且很快即可做好——可能的话，应使每一个步骤在几分钟之内能处理完毕。第二、第一个行动步骤都必须以书面列明，因为如不这样做，就可能永远不会针对拖延的事情采取行动。 **** **** **2平衡表法 **** **这也是一种书面分析法。在纸的左边列出拖延的理由，在纸的右边则列出办妥拖延的事情的潜在好处。结果，出人意外的是：左边通常只有一、两个情绪上的借口。如“可能导致尴尬的局面”、“可能令管理者感到厌烦”等；右边则有许多的好处，其中的一项可能是“将讨厌的事做好，轻松了许多”。平衡表法足以令有拖延恶习的人在冷漠与逃避的心态中觉醒，并面对现实。 **** ****3思维方式改变法 **** **拖延可以说是深植于内心的一种思维方式所造成的结果。这种思维方式是这样的： **** **“这种任务必须履行，但是它令人感到不愉快，因此管理者将尽量予以拖延。” **** **倘若管理者能将以上的思维方式改为： **** **“这种任务是令人感到不愉快的，但是它必须完成，因此管理者将立即做完它，以便尽早忘掉它。”则拖延之恶习将可望获得矫正。 **** ** ****4 避免过分追求尽善尽美法由于“真、善、美”在管理者的价值尺度中向来被视为一种圭臬，因此在制定决策时管理者往往趋于过分小心、过分理想化，以致非到资料齐全或有确切把握时不敢随便进行。这说明了何以管理者一遇重大事件便会犹豫徘徊，也说明了何以求好心切的作家老是无法写完书的第一章。对那些因过分追求完美迟疑不决的管理者来说，底下的两剂药方相信是有益的：第一、决策环境本身若具风险性，即是具有不确定性，因此想获得完备的决策资料是不可能的。基于这个道理，管理者应在已收集了大多数的关键性资料(即进一步再获得的资料所产生的好处不大)时，立刻进行决策。第二、管理者若能及早进行决策，则当决策显示错误的迹象时，他才有时间采取补救或善后措施。一旦管理者将决策拖延到期限届满时才予以制定，那么不出错则已，一出错则永远无法挽回。 **** **** ****□ **误区之四：不速之客干扰 **** 1 不要采取无条件的“门户开放政策” **** **在强调“员工为本”的领导方式之下，许多管理者为避免令员工产生高不可攀的错觉，遂矫枉过正地采取无条件的门户开放政策——即向所有员工宣称，随时都乐于接见他们并尽量听取他们的意见。为表示诚意，管理者甚至连自己办公室的大门也经常敞开。结果不速之客源源而来。固然门户开放政策有助于下情上达，但这种政策的实施应以不妨碍管理者的工作为限。换句话说，管理者若能改而采取有条件的门户开放政策，则起码可减少一部分不速之客。 ****2由秘书全权安排约会事宜，或至少授权秘书对约会事宜作初步安排 **** **这样做不但可将一部分不速之客纳入管理者预定的会客名单之中，而且可将他们编排在管理者最方便的时间会见。 ****3授权秘书甄别并拦截来客 **** **秘书的座位应被安置在通往管理者办公室的必经途径上。这样，任何走向管理者办公室的人均在秘书的视线范围以内。在不速之客走进管理者办公室前，秘书应该礼貌地问明来意，并以类似这样的话语征询来客的意见：“他正忙着呢!您要不要他回头再与您联系?还是想现在与他见面?”这样做可挡住大部分无特殊急事的不速之客。 **** 4规定接见部属的时间 **** **管理者可规定一天内的某一段时间接见部属，例如由上午十时至下午三时。这样，他至少可令上午十时以前及下午三时以后的时间不受干扰。必要时管理者亦可要求求见的部属事先向秘书登记，并将求见的原因及大致所需的时间通知秘书，以便秘书作出合理的时间安排与资料的准备。当然，特殊事件或紧要情况的呈报，将不在此限。 **** 5移樽就教 **** **有时部属会当面要求管理者给与若干时间探讨某些问题，此时主管可先问明事情的紧要程度。倘若事非紧要，则可用“您可否先回自己地方?我一走得开即刻过来看您。”这类的话语来阻止突如其来的干扰。此种处置方式颇为可取。因为它具有下列五种好处：第一、管理者在这种情况下仍可继续进行手头上的工作，直至完成为止。第二、不让来客到办公室来，管理者可因而避免丧失对全局的控制。第三、管理者置身于部属办公室中，可完全掌握时间，因为他可随时离开。第四、部属的求见，多半是为咨询业务有关的问题，当管理者置身于部属办公室，一旦有需要再度检查资料，则唾手可得。这即是说，管理者可借迁就部属而更接近问题的根源。第五、管理者主动造访部属，可被解释为对部属的重视。 **** 6在办公室外接见外界不速之客 **** **如组织以外的客人来访又不愿向秘书透露来意，则不宜令他走进管理者办公室。此时管理者可走到办公室的外面与他热烈握手并问明来意，以便决定是否请他进入办公室。站在办公室外见客，有助于缩短会客时间。 **** 7站立会客 **** **管理者对付秘书疏于拦截的或是不理秘书拦截而登堂入室的不速之客的最好办法是，马上起立并给予友善的招呼。如果管理者正在繁忙当中，则可坦白相告，并另约时间面谈。就算管理者愿意当场与他交谈，管理者仍以站立为宜，因为一旦管理者站立则可避免对方坐下。这样不但可缩短面谈时间，而且可使管理者心理上居于上风。 **** 8让秘书控制会谈时间 **** **秘书应通过她个人的判断或她与管理者的事先约定，对管理者的会谈时间实施控制。控制方法是这样的：在谈话超过某一合理的时间以后，秘书即以电话或亲自登门提醒管理者有关其它待办事项。这将促使面谈适时地在自然的方式下结束。倘若管理者认为仍有再谈下去的必要，则他可给予类似下面的答复：“我再过五分钟即可结束”。这个答复不但令秘书了解预定结束的时间，而且也给予访客一种结束的信号。 **** ** 9限时面谈管理者在面谈之初可向访客言明他所能会谈时间究竟有多少。述说这类的话语需要相当的技巧，否则很容易被访客视为傲慢无礼。不过当部属以电话求见时，限时面谈的要求可由秘书下达而不致发生尴尬或困难的局面。 **** 10利用隐蔽的办公室 **** **所谓“隐蔽的办公室”，即指只有秘书才知道的办公处所。当管理者面临重大的决策关头，或是从事计划筹谋的时候，通常都需要一个能松弛精神与集中注意力的环境。隐蔽的办公室便是一个理想的“避风港”。 **** 11宁可提早上班，也不要延迟下班 **** **倘若管理者发现正常的上班时间不够支配而须要加班，则宁可在上午提前上班而不要在下午超时工作。这是因为在上午上班之前抵达的不速之客通常都有正经事或急事待办，但在下午下班后抵达的不速之客通常都以闲聊者居多。 **** 12定期与部属或同一阶层的同事见面 **** **管理者可利用午餐时间或是上、下午的短暂休息时间，轮流与个别部属或同一阶层的同事吃饭或喝茶。这种经常性的非正式接触，不但有助于意见的沟通，而且可以减少开会或面谈的重要。 **** **** ****□ **误区之五：无端电话干扰 **** **** **电话的使用本来旨在免除笔写、面谈、开会、甚至在旅途奔波所引起的时间浪费，但电话被普遍使用后却成为浪费时间的重要来源，这是极具讽刺性的一件事。管理者不难发现，有些管理者不但不能支配电话，反而为电话所支配。究其原因不外是：第一、管理者事必躬亲以致来往电话特多；第二、过分讲究客套而不自制；第三、缺乏结束谈话的技巧；第四、担心对外来电话的过虑将冒犯来电者。由上面第一个原因所引起的干扰的根本补救办法在于增加对部属的授权；由后三个原因所引起的干扰，则可借管理者本身的自律、谈话技巧的改进、以及秘书的协助而大量地予以消除。现简介有关的要领如下： **** **** 1外来电话秘书接听 **** **外来电话应先由秘书接听，以便确定其信息的重要程度及信息的适当承受人。外来的电话大致可分为四类：第一类为误拨的电话——即指其它部门的人员更适宜接听的电话——这一类电话可由秘书拦截和疏导。第二类为涉及管理者业务但可由秘书或其他部属代为处理的电话。接到这一类电话时，秘书应巧妙地建议由她本人或管理者以外的其他适当人员代为处理。第三类为须要管理者亲自处理但并不紧迫的电话。秘书可用类似这样的话语处理：“可不可以请他一有空即给您回复?”有些管理者甚至对非紧迫的电话一律采取事后回复的办法，但这种做法是对是错则属于价值判断的问题。不过令人感到奇怪的的是，大多数人都同意正在动手术的医生、授课中的教师、或正在审判案件的法官不应受到电话的骚扰，但却只有极少数的人，对埋头处理业务的管理者拒绝当场接听突如其来的电话保持谅解态度。第四类为难以 ****分辩重要性的电话。秘书接到这一类电话时可用“他正忙着，您是否要现在请他接听?”之类的话语来分辩电话的重要性及采取适当的对策。 **** **** 2事后回复电话 **** **这种办法具有三种好处：第一，外来电话可以累积下来一起回复，这样有助于时间的节省。第二，管理者可获得充分时间作有关回复电话的准备工作。第三，管理者可选择最适当的时间回复电话。例如在午饭前或下班前的时间回复，可令对方长话短说，速战速决。不过，有些管理者却担心采取事后回复的方式会破坏既有的良好人际关系。但若秘书先让来电者了解管理者正在忙碌之中，希望他能让管理者事后回复，然后再请教他的尊姓大名，则来电者将不致产生被歧视的感受(秘书切忌先问姓名再提议管理者事后回复)。 **** 3打出去的电话应由秘书代拨 ****除非为了表示特别尊重受话者(如长辈或上司)，否则先让秘书代拨电话。亲自拨电话常会遭遇线路不通或受话者不在等情况，这类时间的浪费是无可弥补的。 **** 4尽量将需要打出去的电话集中在一起 **** **这样做可节省时间。但是对每一个电话所要传递的信息重点，则应事先记下，以免通话后突然想起漏了某些项目而须重拨电话。 **** 5避免以题外话作开场白 ****除非有意闲聊，否则不应以“您好吗?好久不见了。”或“听说您就要高升了，几时请客?”之类的话语作开端，因为这些话语最容易引起无休止的谈论。最好是以礼貌的方式开门见山地道出原意，例如“张兄，如您现在时间容许，能否答复我两个问题?第一、……第二、……谢谢。” **** **** ****□ **误区之六：“会议病”困扰 **** ** ****会议本来是沟通意见、解决问题、制定决策的一种有力手段。但是，它却经常被滥加使用，以致成为一种费时费事有碍正常运作的疾病。试问：哪一个组织的管理者——特别是中、上层的管理者——不耗费大量的时间参与许多既无效率又无效能的会议?不少的中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作时间的四分之一，甚至三分之一!然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费! **** **** **“会议病”的原因大概包括以下七种： **** ** (1)基于合群的愿望而聚会倾谈。有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈本部门有关的问题”而召开。这一类的会议其实与交际或聊天并没有多大差别。 ****(2)为符合惯例或传统作风而开会。有些会议是因“历来管理者都利用星期三下午那段时间开会”而召开。这即是一般所谓的“例会”，例会的召开与议案的多少无关，因为它是一种为开会而开会的会议。 ****(3)为不让他人专美于前而开会。有些会议是因“人家会计处每两星期就举行一次会议，我们人事处又岂能不跟进?”而召开，它并非旨在解决自身的问题。 ****(4)为表功而开会。有些会议是因“若不多开会，则老板将以为我偷懒”而召开。这一类会议被当作取得上司的信任与好感的手段。 ****(5)为推卸责任而开会。有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯于采取的招法。 ****(6)为逃避个别接触所可能产生的尴尬场面而开会。有些会议是因“管理者不想令少数人太过难堪”而召开。例如某一管理者在他所领导的十五位部属之中，有两位时时迟到早退。他于是召集会议，在全体部属前面重申准时上下班的要求，希望借此警告那两位不守时的部属。那两位不时的部属却以为不守时的恶习与自己不相上下，所以对自己的过失并不太介意。至于其他守时的十三位同事则可能因无辜受责而士气低沉。因此，这一类会议除了平白地浪费十六个人的时间与引起十三个人士气低沉之外，毫无实际效果可言。 ****(7)会议主持者因欠缺管理技巧，而令会议费时无功。尽管“会议病”普遍在存在于一般组织里，而且其危害程度相当严重，但是管理者不难找到许多治疗这种病症的处方。现将一般时间管理专家所提出的有效的处方列举如下： **** **1会议前 **** **(1)有些会议是可以不用召开的，因此在筹备会议之前应先寻找取代会议的可行途径，诸如：①能由适当的人员有效地解决的问题(或制定的决策)，则归由该适当人员解决(或制定)。这样，将可免除会议的召开。②以电话咨商取代会议。将预定中的会议延期举行，并尝试将该预定中的会议的议程并入下一次会议的议程之中。③偶而取消一两次会议，以观察该等会议的需要程度。④委派代表主持会议。这样，一来可节省自己的时间，二来可增进该代表的人际接触面及主持会议的经验。 **** **(2)取消所有的例会。将有需要开会讨论的议案集中在卷宗内，等卷宗内的议案累积到相当程度时再召开会议。这样做的好处是，在召开会议前管理者可能发现，有些议案将不再需要被列入议程之中。不过，那些重要的且有待紧急处理的议案，则应尽早开会处理。 **** **(3)如有可能，则在一机构内采取这样的策略：所有的会议都要获得上级批准才能召开。这一策略的主要用意，在于令各阶层主管于开会之前三思有无开会的必要，以杜绝他们滥用开会手段。 ****(4)召开会议之前，必须先确立清晰的目标。若无清晰的目标，则不应开会，因为目标是会议的指南。 ****(5)尽量减少与会人数，只邀请有关人士参加。有些主管恐怕是为了表示公正或民主，一遇开会场合则让手下所有员工参加。殊不知与会人数一增加，则沟通的难度将加速递增。当与会者只有两个人的时候，沟通极为容易，因为此时只有两个沟通渠道存在。第三个人加入时，沟通渠道随之增至六个；第四个人加入时，沟通渠道增至十二个；第八个人加入时，沟通渠道增至五十六个；其余可依此类推。 **** **(6)选择适当的开会时间，以令所有与会者都能出席。选择开会时间时必须特别留意：当关键性人物无法参加会议时，则原则上不应开会。因为关键性人物不在场时，所制定的决策可能不够明智，也可能不受支持而终至被推翻。 **** 为避免过于延长，如有可能，则将会议安排在午餐前，另一会议或活动之前，或是下班之前不久举行。 ****(7)选择适当的开会场地，以方便与会者。选择地点时应顾及该地点对完成会议目标是否容易、设备提供是否齐全、交通是否便利、场地大小是否适中等因素。议程特别长的会议，最好是在办公地点以外的地方举行，以免受到干扰。 **** **(8)议程及有关资料应先发给与会人，使他们能事先作必要的准备。 **** **(9)按每一与会者每分钟的工资额及每一分钟所享有的福利额估计会议成本。假定：①与会者计有十位；②每一位工资20，000元；③每一位的每个月工作时间为10，000分钟；以及④每一位在平时所享有的福利等于工资的25%。在这些假设下，组织本身对每一位与会者每开一分钟的会议所须支付的代价为2.50元，而对十位与会者每开一个钟头的会议所须支付的代价则为1500元!会议成本的估计有助于提醒会议召集者审慎处事，将有助于提醒其他与会者珍惜会议时间。 ****(10)应该对会议加以时间限制(即事先制定起迄时间)，并按每一个议案的重要程度而分配给它适当的时间。 ****(11)可能的话，应限定出席会议的次数，只出席与自己有关的或是自己有所贡献的会议。 **** **2会议中 **** **(1)会议应准时开始。在会议中如等候迟到者。为则等于惩罚准时者。等候迟到者的先例一开，则原来的准时者将可能变为迟到者，而原来的迟到者将可能变本加利地成为更严重的迟到者，避免和消除这种局面，召集会议者应先预告会议将准时举行，然后毫无例外地坚持准时举行。 **** **(2)在会议进行中可指定专人控制时间。 **** **(3)不要令与会者过于舒服——尽量避免提供茶水或点心；当议程很短而且无需作记录时，可考虑采取站立的方式开会。 **** **(4)应按议程所编列的优先次序进行讨论。 **** ** (5)除非紧急事件，否则应避免会议受到干扰——包括电话及访客的干扰。 **** **(6)视实际需要可让部分与会者参加会议的一部分，即令与会者只参加与他们有关的议案的讨论。这样，有些与会者可在会议进行到某一阶段时才加入，另一些与会者则可在会议结束之前离席。 **** **(7)在结束会议之前，主席应概括复述所完成的结论，或经过与会者所同意的各项工作分配及完成各种工作的时限。 **** **(8)会议应准时结束，好让与会者安排自己的时间与工作。在开会之前，如能将重要的议案排在议程的前端，则可令休会前未及处理的议案只限于次要者。 **** **3会议后 **** **(1)偶而令与会者对刚刚结束的会议作即席而不具名的考核。考核表中至少应包括下列各项：会议的目标是否清晰?议程与有关资料是否在开会前适当的时间收到?会议是否准时开始与准时结束?倘若会议不是准时开始与准时结束，那是因为什么?会议是否按议程所制定的次序进行?会议的目标是否被完成?如有必要分配工作并决定其履行期限，则这些事是否被做妥?在全部会议时间内，有百分之几的时间不被有效利用?为什么? **** **(2)会议记录应尽快作成。精简完备的会议记录应在二十四小时之内，或至迟在四十八小时之内派给有关人士。会议记录如能在极短的时间内派发，则可令一部分人士免于参加会议。 **** **(3)为杜绝与会者无故缺席、迟到或早退，可考虑在会议记录上注明哪些人无故缺席、迟到或早退。这是一种极度严重的惩戒措施。 ****(4)追踪会议的决议与待办事项。 ****(5)解散已达目的的各种委员会或工作小组。 **** ****以上所列举的治疗会议病的处方，主要是供会议召集者使用。倘若你并非会议召集者，则不妨设法将上列的处方介绍给他们。只是“良药苦于口”，你必须具备足够的勇气与高超的技巧，才能令会议召集者接受它们。 **** **** ****□ **误区之七：“文件满桌病” **** ** ****只要对各级管理者的办公桌稍加留意，管理者大概都能获得这样的一个共同印象：多数的办公桌都堆满文件，其中有一些办公桌甚至杂乱得不堪入目。 **** ** **** **造成“文件满桌病”的原因，大致有以下五个： **** **(1)授权不足； **** **(2)犹豫不决； **** **(3)半途而废的工作习惯； **** **(4)故意纵容文件的堆积； **** **(5)担心遗忘文件的心理。 **** **对那些不愿意或不善于从事“分层负责与逐级授权”的管理者来说，许多本来可以由部属处理的文件都要交到他们那儿，这是导致文件堆积的一种重要原因。消除这个原因的根本办法，在于授权部属处理文件。 **** **以上已将“文件满桌病”的造因及其对策作了简要的提示。在实际治疗“文件满桌病”时，下列十二种经验性的“处方”很值得管理者借鉴： **** **(1)充分发挥字纸篓的功能，亦即非确实有用的资料或文件尽量弃去。 **** **(2)不要为了使办公桌看来干净而将桌上的东西全部挤进抽屉中，或是堆积于另一处。 **** **(3)建立一套便于排斥、储存、与调阅文件的处置系统。 **** **(4)可能的话，在每天同一时间处理文件。这样将可避免文件被拖延处理。 **** **(5)办公桌上或办公桌周围的物件的摆置，必须遵守这样的准则：每一件物品必须被摆置于固定的地方(此即“各就各位”)。 **** **(6)只容许最优先办理的文件摆在办公桌的中央，优先次序较低的文件，则应摆在其它地方，因为管理者每一次只能集中精力做一件事。 **** **(7)零星的装饰物——照片、纪念品等，不应摆在办公桌上。它们不但占用空间，而且也容易令注意力分散。 **** **(8)每天下班之前应将办公桌整理就绪。 ****(9)除了资料不足，否则每种文件原则上只应处理一次。每次拿起文件，不要只将它摆在“待办”的卷宗之中，而应当场处理掉。这即是说，应答复的即当场答复，要研读的即当场研读。这样做才能令文件及早脱离办公桌。 ****(10)训练助手处理例行性文件。不要令助手一收到文件立即交给你，而要让他们判别文件的类别与重要性。对那些没有用处的文件(如宣传品之类)，授权助手弃去，需要保留的但不必你过目的文件，让他们即刻直接归档，例行性的信函则由他们代为答复。 **** **(11)交代部属阅读外来文件，并要求他们在文件上标示要点。这些文件若须由你答复，则在 ****文件上批示答复要点，让部属代为答复。可能的话，尽量以电话答复。 **** **(12)规定较冗长的书面报告应附以封面，封面上写明题目、编造日期、编造者、及内容摘要。以上各种经验性“处方”中，第三种“处方”——建立一个便于排斥、储存与调阅文件的处置系统，可以说是治疗“文件满桌病”的最佳效能者。每一位管理者都必须设计一套文件处置系统。这套系统不一定要跟他人的一样，但却必须最适合自己。 **** **** ****□ **误区之八：交通高峰堵塞 **** ****解决方案： **** **** **(1)有意避免交通拥挤的高峰时间而提早上班。这样，不但所花的交通时间较短，而且提早到达工作场所，可令自己获得一段不受干扰的清静时间。倘若是搭汽车或火车上班，则提早上班的另一好处，便是在交通工具上可以拥有座位以免除站立的辛苦。 ****(2)如有可能，则避免在交通拥挤的高峰时间离开工作场所，以获得类似上一项的好处。 ****(3)利用上班的交通时间，构思当天的工作细节及分析个人或企业所遭遇的问题，并利用下班的交通时间，检查当天的工作得失及计划第二天的工作内容。 **** **(4)充分利用卡式录音带，以增进知识及技能。目前有关语文或管理技能的录音带在市场上已愈来愈普遍，甚至自己也可以事先录制。开车上班的人固然可令自己的座车成为活动的播音室，搭汽车或火车上班的人也未尝不能随身携带“随身听”，择时使用。 **** ** ****其次，谈谈如何减少商务旅行所引起的时间浪费。商务旅行——特别是以飞机为主要交通工具的国外商务旅行，是一种费时、费钱、又费力的工作。在承担这种工作之前，希望你能参照下面的要领，以提高你的效率： **** **1出发前 **** **(1)这次的旅行真有必要吗?能否以书信、电报或电话取代?能否请外地的客户前来而不需要你移樽就教? **** **(2)这次的旅行能否推辞以便与下一次的旅行合并? **** **(3)假如这次的旅行确有必要，那么是否非由你亲自出马不可?能否让他人“特别是部属”代替? **** **(4)假若此次旅行非你莫属，则首要之务便是慎选一家信誉良好的旅行社，令其代为规划行程及办理有关手续。这类工作是旅行社最为拿手的，所以你最好是借重旅行社的专长，而不要令你的部属去承担这类工作，更不要由你亲自处理这类工作。至于旅行社的选择，最理想的方法便是请经常从事商务旅行的人代为推荐。选定旅行社之后，最好能跟它建立长久的主客关系，因为这样它才较能了解你的真正需要以及你的好恶。 **** **(5)尽早订立行期，并尽量避免将行期订在旅客众多的假期，这样旅行社才较容易为你安排直达目的地的路线(亦即减少转换飞机的次数。)还有，可能的话，应避免乘搭一天中的最后一班飞机，因为最后一班飞机被取销飞行的机会最大。 **** **(6)编制旅行计划表。该计划表至少应包括下列各项： **** **①每日行程；②拜访对象的姓名、地址、及联络电话；③与拜访对象所预定处理的事项；④班机号码，预定的起飞时间及抵达时间；⑤旅馆的地点及电话；⑥每日其它待办事项；⑦必须携带的资料或物品。 **** **在以上各项中，班机及旅馆的订位最容易出错漏，因此你最好能先订妥后备的班机及后备的旅馆。 **** **(7)准备若干读物或待办的工作，以便在飞行途中或是班机延误时阅读或处理。 **** **(8)事先调整睡眠时间以应付时差困扰。 **** **(9)事先了解目的地的环境(诸如气温、湿度等)，以便准备衣物。 **** **(10)行李越简单越好。可能的话，只准备手提行李，这样可以避免等待托运行李及检查行李等麻烦。倘若有些行李非托运不可，则其数量应以自己能提得动的为限。每一件行李应贴上易于识别的标志。 **** **(11)启程之前应再确认班机是否延误，并确认旅馆的留位状态。 ****2旅途中 ****(1)提早抵达机场办理登机手续，以便选择较理想的座位。座位的选择取决于你在飞行途中预定的作为。假如你想睡觉或思考事情，则选择靠窗的位置。假如你想工作，则应选远离小孩，并选择通道旁边的位置以获得较大的空间。(在长程的飞行中，你如需工作，不妨考虑乘坐宽敞舒适的头等仓)。假如你讨厌香烟味道，你应选择非吸烟区的座位。假如你甚感饥饿，则应选择最接近机仓服务员工作区的座位，以便较早获得食物供应。 ****(2)当航空公司的地勤人员示意旅客登机时，切勿抢着登机，因为此时登机门前必定挤满旅客，你势必站立等候相当时间才轮到你走进登机门。你何不等到大多数旅客都走进登机门之后才从容不迫地移步?同理，在下机之前也千万不要抢先离开飞机。你可以等到大多数旅客都下完机之后再从容地下机。 ****(3)尽量节制喝酒。有些人在登机之前已在候机室喝酒，飞行途中也喝酒，抵达目的地之后又喝酒，以致丧失商务洽谈中所应具有的清醒，这是应该引以为戒的。一个可作借鉴的格言是：“先工作，后享乐”。 ****(4)在回程的旅程中应该趁记忆犹新，尽快撰写与此次旅行有关的报告。(例如与客户达成协议的事项，有待进一步追踪或处理的事项，个人开支的明细表等。)尽量在抵达家门之前结束一切工作。 **** **3归来后 ****旅行回来后最重要的是，稍事休息便设法尽快恢复工作心态。避免无谓地倾谈旅途见闻，以免浪费时间与精神。尽量不要将商务旅行当作特异的工作看待。事实上，只要你能将机场、飞机、计程车等视作办公室的延长，并将手提箱视作小型办公桌，则你将更有能力应付商务旅行所产生的各种精神负累。 **** ****□ **误区之九：“餐桌病”缠身 **** **** **** **午餐本来可以成为繁忙的管理者有效运用时间的一种工具，因为他可以利用这一段时间沟通信息、接洽生意、甚至增进和谐的人际关系。可是，一旦管理者不能运用自律功夫，很可能令“午餐”成为一种严重的时间陷阱。例如，有些只需花费十分钟即能谈妥的事，在午餐中却花了两、三个小时才达到同样的效果。 **** **在午餐的时候，喝酒(至少喝啤酒)常被视作一件很自然的事，但事实上午餐的时候喝酒是一种极坏的习惯。酒是一种镇静剂，它虽然具有松弛神经的作用，但是在工作一天的中途，管理者并不需要这一种松弛。酒的另一个作用是增进食欲。午餐的食量太多时，将免不掉嗜眠症的侵袭，这对后半天的工作效率显然是不利的。由以上的说明可知，减少午餐所引起的时间浪费的最有效途径，在于管理者自律功夫的发挥。 **** ****□ **误区之十：大小事必躬亲 **** **** **** **美国管理协会前任会长罗仑斯·阿普里曾经为“管理”下过这样一个言简意赅的定义：“管理是通过他人将事情办妥。”可是，许多管理者却常常试图通过自己将事情办好，这是一种不智的行为。由“重要的少数与琐碎的多数原理”可知，管理者日常所处理的事物中，真正具高度重要性的只占少数。他应集中大量的时间处理这些重要的少数事物，而将其余琐碎的多数事物，交托给部属处理。若他事无巨细皆躬而为，则不但琐碎的多数事物将占用他的许多时间，致使少数的重要事物无从做好，而且他将剥夺部属发挥才能的机会。因此，“事必躬亲”就成为管理者的一个严重的时间陷阱。跨越这种陷阱的唯一途径便是“授权”。 **** **所谓授权，是指将份内的若干工作交托部属履行。授权行为本身是由三种要素构成：第一、工作指派；第二、权力授与；第三、责任创造。现分述如下： **** **1工作指派 **** **在授权过程中，工作的指派，向来最为管理者所强调。不过，一般管理者在指派工作时，往往只做到令部属获悉工作性质与工作范围，而未能令部属了解他所要求的工作绩效。这一点可以被视为管理者在统御过程中的一大败笔，因为一旦部属对管理者所期待的工作绩效不甚了了，则其工作成果若非不够水准，即是超过水准。从人力资源有效运用的观点来看，这两种情况都是不好的。其次，并非管理者份内的所有工作均能指派给部属履行。例如目标的确立、政策的研拟、员工的考核与奖惩等工作，都是管理者维持控制所不可或缺的。因此它们均须管理者躬亲为之，而不得假手他人。 **** **2权力授与 **** **在指派工作的同时，管理者应对部属授与履行工作所需的权力。这就是“授权”两个字的由来。主管所授与的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。倘若授与的权力不及执行工作所需，则指派的工作将无从完成；反之，倘若授与的权力超过执行工作的需要，则势将导致部属滥用权力。 **** **根据当代管理学者哈维·施而曼的看法，授与的权力大小可以分为六个层次： **** **(1)“审视这个问题，告诉管理者一切有关的实况，管理者将自行制定决策。” **** **(2)“审视这个问题，让管理者了解含正反意见的各种可行途径，并建议其中的一个途径供管理者作取舍。” **** **(3)“审视这个问题，让管理者了解你希望怎么做，在管理者同意之前不要采取行动。” **** **(4)“审视这个问题，让管理者了解你希望怎么做，除非管理者表示不同意，否则你可照你的意思去做。” **** **(5)“你可采取行动，但事后应让管理者知道你的所作所为。” **** **(6)“你可采取行动，而不需要与管理者作进一步的联系。” **** **以上六个层次，第一个层次所授与的权力最小，但是它所期待履行的任务也相对最轻。第六个层次所授与的权力虽然大到令部属可以独断独行，而不必向管理者呈报进度或执行的后果，但这并不排除管理者对所授与的权力作必要的追踪、修正、甚或收回的可能性。 **** **3责任创造 **** **管理者从事工作指派与授权后，仍然对部属所履行的工作的绩效负全部责任。这即是说，当部属无法做好指派的工作时，管理者将要承担其后果，因为前者的缺陷将被视同后者的缺陷。可是，管理者时常发现，有些管理者在部属无法做好指派的工作时，均企图将责任推卸在部属身上。这种做法显然是不对的。每一位管理者理应保持这样的一种态度：“权力固可授与，但责任却无可旁贷”。另一方面，为确保指派的工作顺利完成，管理者在授权的时候必须为承受权力的部属订立完成工作的责任。部属若无法圆满地执行任务，则授与权力的管理者将唯他是问。 **** **授权不仅足以令管理者跨越时间误区，而且它也是一种可以令部属“边做边学”的在职训练。 **** **通过这种在职训练，部属的归属感与满足感均可因此而提高。管理者大致都能了解授权的好处，但是他们却多半视授权为畏途。其原因不外是： **** **(1)担心部属做错事。 **** **(2)担心部属工作表现太好。 **** **(3)担心丧失对部属的控制。 **** **(4)不愿意放弃得心应手的工作。 **** **(5)找不到适当的部属授权。 **** **从管理学的角度而言，以上五个理由都难以成立。循序分析如下： **** **(1)担心部属做错事的管理者，内心里所真正担心的，恐怕不是部属做错事的本身，而是怕被部属做错事所连累。这一类管理者一方面对部属欠缺信心。另一方面又不愿意为部属受过，所以有如唱独角戏那样凡事皆亲力亲为。固然部属难免做错事，但若管理者能给予适当的训练与培养，做错事的可能性必然减少。授权既然是一种在职训练，管理者自不能因怕部属做错事而不予训练，反而更应提供充分的训练机会以避免部属做错事。 **** **(2)不可否认地，有些管理者因担心部属锋芒太露，或“声威震主”而不愿授权，但是从另一个角度来看，部属良好的工作表现可以反映管理者的知人善任与领导有方，所以管理者功不可没。 **** **(3)只有领导力薄弱的管理者在授权之后才会丧失控制。在授权的时候，倘若管理者能划定明确的授权的范围、注意权责的相称，并建立追踪制度，就不会担心丧失控制。 **** **(4)基于惯性或惰性，许多管理者往往不愿将得心应手的工作授权部属履行。另外，有许多管理者基于“自己做比费唇舌去教导部属做更省事”的理由而拒绝授权。这两类管理者的共同缺陷，即是将他们有限的时间与精力，浪费在本来可以不须要他们理会的工作上，而令须要经由他们处理的事物无法获得应有的重视。任何一位管理者管辖的工作，大体上均可区分为五种层次：①管理者必须躬亲履行的工作；②管理者必须躬亲履行，但可借助部属帮忙的工作；③管理者可以履行，但部属若有机会亦可代行的工作；④必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助的工作；⑤必须由部属履行的工作。在正常情况下，管理者对第③层次以下的工作应授权部属履行。 **** **(5)“找不到适当的部属授权”，常被一些管理者当作不愿授权的借口。任何部属都具有某一程度的可塑性，因此均可借授权予以塑造。就算真的找不到一位可以授权的部属，仍是管理者的过失，因为倘若员工的招聘、培训、与考核工作做得不差，又岂会有“蜀中无大将”之理? ****由以上的分析可知，授权根本不是“能不能”的问题，而是“愿不愿”的问题。 **** ****□ **授权的要领 **** ** ****下面各点值得每一位管理者参考： **** **(1)在可能范围内应尽量将工作交托部属去执行。 **** **(2)管理者对部属可能犯错应有心理准备并应接受。 **** **(3)授权后管理者应强调部属的工作绩效，而不应斤斤计较其执行工作的手段。 **** **(4)授权应公开进行。 **** **(5)管理者不应当将授权范围限定于例行性工作，而应将它扩大到需要运用心思的工作。 (6)管理者应鼎力支持被授权者所制定的措施，并为其承担必要的责任。 **** **(7)除非事先获得协调，否则管理者不应将两位或两位以上的部属共同履行的工作交托单独一位部属去履行。 **** **(8)管理者切忌从事重复的授权。 ****(9)管理者应由简而繁，循序渐进地从事授权。 ****(10)当被授权者发生疑难时，管理者不应只告诉他解决的方法，而应帮他自行寻找解决方法。 **** **(11)管理者不应姑息被授权者的“反授权”行为——即允许被授权者在未做妥工作之前将工作掷回。 **** **(12)管理者在授权后应对被授权者进行追踪。 **** **** **** **□ 误区之十一：与秘书不协调 **** ** ****美国的“全国秘书协会”曾费尽心机地为“秘书”立下这样的定义：“秘书即是行政助理，她(他)具有处理办公事务的技能，在无直接监督的情况下，足以承担责任，能运用自发力与判断力，以及在指定的权限内有能力制定决策。”由该定义可知，秘书是具有特殊身份的幕僚。这种特殊身份表现在秘书与管理者的紧密的工作搭配上。 **** **既然管理者与秘书是组织内部的小型管理队伍的成员，这两个成员之间必须相互配合，以避免浪费彼此的时间。管理者与秘书之间必须定期地(至少半年一次)探索自己的与对方的时间误区，然后再共同研究跨越这类时间陷阱的对策。 **** **当管理者的时间陷阱及秘书的时间误区经过上述的步骤寻找出来之后，管理者与秘书必须聚在一起分析两个人的时间误区之间的关系，借以了解每一个人如何为对方制造时间陷阱，以及了解将来应采取哪些措施，才能避免为对方制造时间陷阱。 **** **除了采取上述方法探索及回避管理者与秘书之间的时间陷阱之外，管理者在搞好对秘书的甄选及训练工作，以确保秘书成为他的管理队伍中的左右手。但是，秘书应具备哪些素质与技能，才能成为管理队伍中的左右手呢?曾两度荣任“全美秘书协会”会长的露丝·加里诺为管理者提供了她的评鉴尺度。 **** ****秘书评鉴尺度 **** (1)你的秘书是否了解你在组织里所担任的全部责任和活动范围?她(他)是否了解你的个人目标和志愿以及该等目标和志愿怎样与公司的目标融合在一起? ****(2)你能否接连三、四个星期都不到办公室去，但确信在这段时间内组织里的公事和你的私事都能获得尽责而迅速的处理? ****(3)她(他)是否帮你安排时间、协调约会事宜和工作程序、以及应付限期的要求，而全然没有滋扰到你?她(他)本身是不是一位富于条理的人? **** (4)她(他)是否无需你提醒即能自觉地处理并追踪业务? **** (5)她(他)对待你的同事、客人和顾客是否谦恭有礼，且乐于协助?他们对她(他)的评价好吗? **** (6)她(他)是否具想象力和创造力?她(他)能否提出原始的主意供你考虑?她(他)是否倡议新的体系和新的办事程序? **** (7)她(他)是否聪慧?她(他)是否主动处理困难的事? **** (8)她(他)是否有效率地传递文件?她(他)能否催促你及早处理其他同事所等待的那些摆在你手上的文件，以及催促其他同事及早处理你所等待的那些摆在他们手上的文件? **** (9)她(他)的基本秘书技能(例如文件归档、速记、和接听电话的礼貌等)是否无懈可击? **** (10)遇到困危时她(他)是否镇定?当工作处于紧张时，她(他)是否保持谅解与愉快的态度?当你因受压力而发脾气或丧失自管理者控制时，她(他)是否泰然自若，仍象往常一般继续工作? **** (11)她(他)对你是否绝对忠心和信赖?无论是公事上的或私事上的秘密你都能托付她(他)吗? **** (12)她(他)是否博文广识并促请你注意与你的公事及私事有关的出版物? **** (13)她(他)是不是一位能提供业务资料的人(即一位能为你收集你自己所不能或难以收集的资料的人)? ****(14)她(他)是否具有自求进步的计划?她(他)是否参如以管理为导向的课程或演讲?她(他)是否尝试进一步去了解你所服务的公司、你的工作、你的顾客、或是你所置身的行业? ****(15)她(他)是否善于表达?她(他)能否以口头或书面为你概括地陈述信息?她(他)是否知道你对某些政策或实务的见解，并能象你那样向别人表达它们? **** (16)她(他)是否完成每天的工作而不理会所占用的时间?必要时她(他)是否愿意在晚间或周末工作? **** (17)必要时她(他)是否象一般管理者那样将工作分摊出去?换句话说，她(他)能否将她(他)所未完成的工作从事授权、督导，并承担责任?她(他)能否协助你训练其他职员? **** (18)她(他)能否独立地代你处理日常工作而无需你操心? **** (19)她(他)能否代你追踪重要的日期，即你的上司，你的家庭，以及你的顾客所庆祝的日子(例如周年纪念日、生日、宗教节日、假期等)? **** (20)她(他)能否替你做基本的研究工作——例如为你搜集撰写报告用的资料，甚至为你草拟报告? **** **** ****□ **误区之十二：上司决策失误 **** ****工作单位的时间瓶颈现象的消除，有赖于上司与部属通力合作。就上司来说，他应多加自律、多为部属设想、并且应多增进自身的管理技能。特以下面几点具体的建议奉献给上司： ****(1)接受沟通技巧的训练，特别是聆听技巧、下达的命令及指示技巧的训练。 **** **(2)将约会视为一种契约，令部属在约会时空等，即表示上司本人的违约行为。 **** **(3)学习克服苟且延缓的坏习惯，并要求自己在获得关键性资料的第一时间即制定决策。 **** **(4)学习授权技巧，并贯彻“分层负责、逐级授权”的基本管理原则。 **** **(5)在进行工作追踪之前应先自问：“这次的追踪是否真正有必要?是否足以过份干扰被追踪者的工作进度?” **** **(6)学习掌握“重要的少数与琐碎的多数原理”，以避免过份热衷于挑剔细节或末端。 **** **(7)通过第三者传递信息给部属时，应特别指明该信息的紧要程度，以避免它被提升。例如“请转告张三，假如他手头上没有什么特别紧要的事要办，就请他立刻过来一下。假如他现在走不开，则请他在明天中午之前，设法跟管理者联络。”这样的指示将可避免信息的紧要性被传达者提升。 **** **** ****□ **误区之十三：失约或迟到 **** ** ****解决方案： **** **** (1)将约会视同契的，约会迟到即是一种违约行为。 **** **(2)在每一次约好见面的时间后，立即考虑约会迟到对自身形象及事业生涯所可能招致的不利影响。 (3)随时作可能迟到的准备，这样你将可提前动身。莫非法则——如一件事可能出错，则一定出错，而且它会在最不应该出错的时候出错——对约会迟到具有高度的适用性。倘若你担心早到会被约会的对象认为你太着急，则你不妨携带一些读物或有待处理的文件先到约会场地附近的咖啡店去。 **** **(4)只要有可能，应尽量避免约定确切的时间，例如不要说“三点正”，而改说“三点前后”或是“两点三刻与三点一刻之间”，这样可为自己预留余地。 **** **(5)尽量避免将约会地点定在某建筑物或某标的物之前，以免令等候者站在那儿空等，而难有其它作为。 **** **(6)假如你预计即将迟到，则尽早致电通知对方。 ****(7)对自己的工作次序表应作松弛的安排，以免因其中某一项工作多花了时间，而延误了其他事项(包括约会)的时间。 ****(8)应事先熟悉约会地点的周围环境，例如交通拥挤情况、停车难易等。 **** **(9)极力避免第二度的约会迟到。例如你与某人约会时迟到，则与他之间千万别再有类似情况发生，以免被他认为你是不守信用的人。 ****(10)请秘书或助手提醒你约会事宜，或是利用闹钟、闹表作自我提醒。
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